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什么是文檔管理細(xì)則

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什么是文檔管理細(xì)則


轉(zhuǎn)載以下資料供參考文檔管理指文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲(chǔ)、分類和檢索 。每個(gè)文本具有一個(gè)類似于索引卡的記錄 ， 記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應(yīng)用程序類型之類的信息 。這些文檔一般歸檔在較便宜的磁帶上 ， 必要時(shí)歸檔在可讀寫的光盤上 。文檔管理?xiàng)l約細(xì)則為規(guī)范、加強(qiáng)公司的電子檔案管理 ， 包括電子檔案的形成、積累、歸檔、保管、使用、及銷毀等各項(xiàng)工作 ， 特制定本規(guī)定 。其中 ， 電子檔案是指電子化的、以word、excel、ppt、pdf、bmp、jpg等格式存在的檔案資料 。一、總 則1.1 對電子檔案的形成、積累、歸檔及電子檔案的保管使用實(shí)行全過程管理 ， 應(yīng)當(dāng)由檔案主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào) ， 指定檔案專員負(fù)責(zé) ， 保證管理工作的連續(xù)性 。1.2 電子檔案的形成部門負(fù)責(zé)電子檔案的形成、及積累工作 ， 檔案主管部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督 。1.3 電子檔案的管理由檔案主管部門負(fù)責(zé) ， 具體由檔案專員進(jìn)行日常的管理和維護(hù)工作 ， 電子檔案形成部門要提供必要協(xié)助和支持 。1.4 由檔案主管部門 ， 明確歸檔范圍、數(shù)據(jù)類型、格式、歸檔時(shí)間等并統(tǒng)一發(fā)布到形成部門 ， 以保證電子檔案的質(zhì)量 。二、電子檔案管理的適用范圍所有因公司業(yè)務(wù)或管理等活動(dòng)產(chǎn)生的歸公司所有的文檔都需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)格的管理 。原本就是電子化格式（如word,excel,ppt,pdf格式等）的檔案文件直接進(jìn)行歸檔管理 ， 對需歸檔的紙質(zhì)化檔案 ， 配置專用的掃描儀進(jìn)行電子化處理后進(jìn)行歸檔管理 。2.1 技術(shù)研發(fā)文檔 ， 包括研發(fā)過程中借鑒的資料、研發(fā)過程的記錄、最后形成的結(jié)果文檔等 。2.2 管理文檔 ， 包括公司制度文檔 ， 相關(guān)政策文檔 ， 通知公告 ， 來往公函等 。2.3 業(yè)務(wù)文檔 ， 包括與客戶的來往文件 ， 合同 ， 市場與營銷策劃等 。2.4 其他文檔 ， 包括需要掃描的憑證、圖紙等各類檔案 。三、電子檔案的管理公司局域網(wǎng)內(nèi)搭建專用的電子檔案管理系統(tǒng) ， 采取B/S(瀏覽器/服務(wù)器)架構(gòu) ， 承擔(dān)對電子的管理職責(zé) ， 構(gòu)建公司的電子化檔案庫 。3.1 電子檔案的主管部門、及專員等根據(jù)檔案管理的規(guī)定 ， 負(fù)責(zé)對電子檔案進(jìn)行整體管理 。? 定期對檔案分類進(jìn)行規(guī)劃與整理 。? 根據(jù)公司規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求以及人員流動(dòng)情況對電子檔案進(jìn)行權(quán)限維護(hù) ， 設(shè)置公司用戶的訪問權(quán)限 ， 以供檔案使用部門的使用與查閱等 。? 定期針對電子檔案的使用情況提供使用報(bào)表 ， 檢查是否有異常使用情況 。? 定期對各部門到期的電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔操作 。? 需要物理歸檔的電子檔案 ， 需要制定保存明細(xì)清單 ， 在申請通過后 ， 將檔案備份保管 。? 對于需要進(jìn)行銷毀的電子檔案 ， 需制定銷毀的明細(xì)清單、發(fā)起申請、審批通過后方可銷毀 。3.2 電子檔案的使用部門 ， 登錄系統(tǒng)后 ， 根據(jù)業(yè)務(wù)需要對電子檔案進(jìn)行訪問與使用 。? 不得將專用帳號(hào)與密碼信息泄露給他人使用 。? 因業(yè)務(wù)需要撰寫完畢后的檔案 ， 需要及時(shí)上傳到公司指定分類 ， 并按照公司相關(guān)規(guī)定編寫規(guī)范的檔案名稱與檔案說明 。? 檔案因業(yè)務(wù)需要修訂時(shí) ， 需要提供必要的修訂說明 。? 可在分配的權(quán)限范圍內(nèi)對需要查閱的電子檔案進(jìn)行預(yù)覽、下載、及在線打印等操作 。在使用時(shí)需要嚴(yán)格遵守公司檔案保密的原則 ， 禁止外流、泄密 。3.3 IT專員負(fù)責(zé)確保“電子檔案管理系統(tǒng)”的正常運(yùn)營與提供需要的IT支持 。? 定期維護(hù)服務(wù)器 ， 確保服務(wù)器設(shè)備的無故障運(yùn)行 。? 定期維護(hù)系統(tǒng) ， 確保系統(tǒng)的正常使用 。? 定期備份數(shù)據(jù) ， 確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全 。? 對需要物理歸檔的歷史電子檔案 ， 配合檔案主管部門進(jìn)行歸檔檔案的病毒掃描、備份刻錄等保管工作 。

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