1、確定會(huì)議名稱，會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等 。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì) 。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等 。
2、初定會(huì)議步驟，會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等 。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ) 。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排 。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化 。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng) 。
3、草擬會(huì)議通知，會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素 。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草 。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿 。
4、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購買和沖洗費(fèi)用等 。如果需要邀請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi) 。
5、辦理會(huì)議報(bào)批，重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批 。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等 。
6、下發(fā)會(huì)議通知，會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 。下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā) 。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí) 。下發(fā)過早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率 。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋 。涉及多個(gè)部門、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會(huì)的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等 。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì) 。
7、準(zhǔn)備會(huì)議材料，會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞 。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會(huì)議期間的講話來體現(xiàn)會(huì)議的程序 。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語化 。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章 。二是要注意會(huì)議程序的銜接 。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人 。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒 。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會(huì)議的主題 。
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