1、傾聽客戶意見：在處理客戶投訴過程中，第一步是傾聽客戶的意見，讓客戶能夠充分表達心中的不滿，弄清楚客戶抱怨內容，了解客戶的訴求 。
2、記錄投訴要點，判斷投訴是否成立：客戶投訴有可能并不是企業本身的失誤，而是由于客戶自身的原因造成的 。就需要用專業判斷投訴成立與否，并處理好客戶情緒 。
3、提出可行的解決辦法：當證實客戶投訴時由于企業的原因造成的，就需要提出切實可行的解決辦法 。許多企業在處理客戶投訴時，一味推諉，或者不愿意承擔責任，這都將給企業造成巨大的損失 。
【處理投訴的四個步驟是】4、跟蹤服務：當企業切實解決了客戶投訴之后，還需要跟蹤服務，以明確客戶是否滿意投訴解決方案 。如果還有不滿，企業仍需要繼續改進 。
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